Att hantera forskningsdata och -handlingar


OM Behovet av data

Tillgång till forskningsdata utgör många gånger en förutsättning för att kunna bedriva forskning och därmed kunna vinna ytterligare vetenskaplig kunskap. Detta med avseende på såväl möjlighet att bygga vidare på redan befintliga forskningsrön och undvika onödigt dubbelarbete. Det kan vara svårt för en forskare att få en samlad överblick över redan befintliga datasamlingar. Forskaren har under sådana omständigheter möjlighet att vända sig till Svensk nationell datatjänst (SND), som utgör serviceorganisation för svensk forskning inom humaniora, samhällsvetenskap och medicin. I SND:s uppdrag ingår bl.a. att på förfrågan från forskare anvisa forskaren till redan befintliga datasamlingar både inom och utom landet. I SND:s uppdrag ingår även att ge stöd och rådgivning under hela forskningsprocessen. Det finns därtill möjligt för forskaren att även vända sig till Riksarkivet och Statistiska centralbyrån som kan vara behjälpliga med stöd och rådgivning inom sina respektive verksamhetsområden.

Data vid EN myndighet

Vid universitet och högskolor bedrivs forskning. Forskningen är dels finanserad via statliga medel och dels via medel från externa intressenter som t.ex. de stora forskningsstiftelserna. Universitetet respektive högskolan är huvudman för forskningen och ansvarar för att de forskningsdata som genereras inom ett forskningsprojekt hanteras på ett lagligt och korrekt sätt med beaktande av god sed i forskningen. Av detta följer att de forskningsdata som genereras inom ett forskningsprojekt tillkommer universitetet respektive högskolan och inte forskaren själv. Universitetet respektive högskolan har att följa det gällande regelverket som ställer krav på t.ex. att forskningsdata ska göras tillgängliga genom arkivering och registrering och att den forskningsetiska principen om öppna data ska tillämpas (hos SND återfinns bara en kopia).

Forskningsdata som allmän handling

Svenska universitetet och högskolor utgör förvaltningsmyndigheter och har att tillämpa den s.k. offentlighetsprincipen som framgår av tryckfrihetsförordningens 2 kapitel. Offentlighetsprincipen stadgar att var och en har rätt att på begäran få ta del av allmänna handlingar hos en myndighet, såsom forskningsdata ("rådata") och -handlingar. Endast med stöd av en paragraf i sekretesslagen kan myndigheten bedöma sådana handlingar som hemliga.  

Öppna data

Många vetenskapliga organisationer över hela världen förespråkar öppen vetenskap och understödjer principen om att det ska vara möjligt att dela forskningsdata. Se särskilt FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Det finns många skäl för en sådan ordning som t.ex. möjlighet att återanvända tidigare insamlade och beforskade datasamlingar och möjliggöra nya kombinationer av data samt gör att det är möjligt att spara både tid och pengar i forskningen. Det kan härvidlag hänvisas vidare till framför allt RECODE, men även OECD Principles and Guidelines for Access to Research Data from Public Funding, Panton Principles och Recommendation on access to and preservation of scientific information från EU-kommissionen kan uppmärksammas. I Sverige har Vetenskapsrådet publicerat Kriterier för FAIR forskningsdata. 

Ett anmärkningsvärt initiativ är Scientific Collections International, av OECD, som syftar till att "increase the use and impact of scientific collections for interdisciplinary research and societal benefits" och att "expand the access, awareness and appreciation of scientific collections."

Vad gäller datahanteringsplaner så har Vetenskapsrådet sammanställt de centrala delar som en datahanteringsplan bör redogöra för, vilka du kan utgå från när du tar fram en datahanteringsplan.

Inom vissa vetenskapsområden finns en strävan efter än mer omfattande pre-publicering och att forskningsdata görs tillgängliga redan innan publiceringsprocessen inleds. En liknande idé återfinns i kravet på disposition av data i olika databaser efter publicering. Exempelvis skall genetiska associations-data framtagna i forskning finansierad av NIH publiceras i dbGaP. I Amerika har NSF skapat databasen Dryad - en internationell samling av data från granskade artiklar från både grund- och tillämpad forskning inom biovetenskaperna. I Sverige finns exempelvis en samling av miljö- och klimatdata. Se vidare re3data.org, "a registry of research data repositories".

Forskare bör innan ett forskningsprojekt påbörjas förvissa sig om ifall finansiärer, den egna hemmainstitutionen, eller tilltänkta tidskrifter har riktlinjer för delning av forskningsdata eller för upprättandet av en datahanteringsplan. Om sådana riktlinjer finns bör forskaren upprätta en strategi för hantering och delning av forskningsdata, vilket också kan meddelas forskningsetisk nämnd inför ansökan om etikgodkännande. En sådan datahanteringsplan kan fungera som reflektionsverktyg för forskaren. För att citera Science Europe: These plans support the researcher in considering all relevant aspects of data management from the very beginning of a research project. A DMP should stimulate researchers to think about optimal handling, organising, documenting, and storing of their data (från Practical Guide to the International Alignment of Research Data Management).

Idag kan datasamlingar ges ett unikt DOI (eller 'Handle') så att det blir lättare att referera till och går att finna, vilket ger att forskaren kan få en välförtjänt merit för att ha samlat eller skapat en samling data/material. SND är den organisation som utfärdar sådan identifikation och det kan även fås via DataCite och CrossRef.

Arkivering och gallring

Grundprincipen i arkivlagen (3 §) är att myndigheternas arkiv tillhör det nationella kulturarvet och skall tillgodose bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar samt forskningens behov. Myndighetens handlingar ska arkiveras enligt arkivlagen (SFS 1990:782), arkivförordningen (SFS 1991:446) och offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Av arkivlagen 3 § framgår att en myndighets arkiv utgör en del av det nationella kulturarvet. En myndighets handlingar ska av det skälet bevaras varmed gallring av handlingar utgör undantag. Bevarande innebär att handlingarna skall bevaras för så lång tid som är möjligt, med perspektivet "för all framtid". Det är endast om det finns en regel som tillåter gallring som gallring får ske. Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar.

Det grundläggande dokumentet för statlig forskning är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1). Där sägs:

6 § Från gallring skall alltid undantas handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt.

Allmänna råd.
Från gallring bör även undantas handlingar som speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter, samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång... Om det inte går att avgränsa enskilda forskningsprojekt, t.ex. i kontinuerligt bedriven grundforskning, kan föreskrifterna användas i tillämpliga delar.

7 § Utöver vad som anges i 6 § skall sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse.

Innan man bestämmer en tidpunkt för gallring skall enligt 8 § "rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat".

Läs mer